1. Operatorul datelor cu caracter personal
Operatorul datelor cu caracter personal obținute de la clienții companiei sau acordate de aceștia, este:
Societatea Comercială: Global-Step S.R.L. (în continuare www.echipamentelaborator.ro sau “noi”)
Adresa sediului social: București, Str. Pădurețu nr.7A, sector 6
Ne puteți contacta prin:
E-mail: office@echipamentelaborator.ro
Prin poștă: la adresa mai sus menționată.
2. General
Nevoia de a păstra date cu caracter personal variază în funcție de tipul de date care sunt prelucrate în cadrul activității companiei. Unele date pot fi șterse imediat, iar altele trebuie să fie stocate până în momentul în care utilitatea viitoare a acestora nu mai este o posibilitate. Există cazuri în care datele cu caracter personal sunt stocate o perioada limitată de timp, termenele de stocare fiind astfel impuse de reglementările legale aflate în vigoare, aplicabile la nivel național sau al Uniunii Europene.
În alte cazuri, termenele de stocare trebuie să fie stabilite de către fiecare organizație în parte, în funcție de activitatea acesteia, ținând cont de principiile de prelucrare a datelor prevăzute în cadrul Regulamentului UE 679/2016 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date (cunoscut prin acronimul englezesc „GDPR”). Deoarece stabilirea de către companie, a termenelor de prelucrare și de retenție a datelor personale poate fi un demers oarecum subiectiv, implementarea unei Politici de retenție este importantă pentru a se asigura că regulile implementate la nivelul companiei privind stocarea datelor sunt aplicate în mod constant în întreaga organizație.
În orice caz, prevederile GDPR și ale Legii nr. 190/2018 privind măsuri de punere în aplicare a Regulamentului General privind Protecția Datelor, vor fi respectate de către companie în cadrul activităților de stocare a datelor cu caracter personal prelucrate.
3. Politica de stocare
Domeniul de aplicare al prezentei Politici acoperă toate datele companiei, respectiv datele stocate în sistemele informatice ale acesteia, datele furnizate de companie partenerilor sau publicate în mass-media de www.echipamentelaborator.ro , datele închiriate sau provenite din colaborările și parteneriatele contractuale, indiferent de locația, sediul companiei, punctul de lucru sau mijloacele unde sau prin care aceste date sunt prelucrate.
Politica de stocare a datelor personale din cadrul www.echipamentelaborator.ro este un instrument care oferă garanția că cerințele GDPR, legile și reglementările relevante din domeniul protecției datelor cu caracter personal sunt respectate. Această Politică, se referă, în principal, la principiul limitării reținerii în timp a datelor cu caracter personal prelucrate și care presupune stocarea acestora doar pentru o perioadă de timp necesară scopurilor pentru care sunt procesate aceste date. Politica de stocare (retenție) a datelor personale este destinată în primul rând ca o resursă favorabilă activității companiei, care va aloca perioade de retenție relevante în toate domeniile de activitate și departamentele companiei, permițând desfășurarea activităților de eliminare/ștergere a adatelor personale într-o manieră consecventă și controlată.
4. Solicitări cu privire la Politica de stocare a datelor personale (retenție)
Prezenta Politică este aplicabilă persoanelor fizice în calitate de clienți ai www.echipamentelaborator.ro, persoanelor juridice în calitate de clienți, dar și reprezentanților partenerilor noștri contractuali, atât în calitate de Operatori de date cu caracter personal în relație cu noi sau în calitate de Persoane împuternicite de Operator, conform Regulamentului General privind Protecția Datelor.
Stocăm și prelucrăm datele personale numai în cazurile în care ne-ați furnizat voluntar aceste date, cum ar fi prin contactarea companiei prin mijloacele de comunicare puse la dispoziție, completarea unui formular de retur, prin abonarea la newsletter-ul companiei sau prin plasarea unei comenzi.
În măsura în care aveți solicitări sau întrebări legate de perioadele de stocare a datelor dumneavoastră personale în cadrul www.echipamentelaborator.ro , vă rugăm să contactați compania, utilizând adresa de e-mail mai sus menționată.
5. Motivele care justifică stocarea pe termen lung a datelor personale la nivelul www.echipamentelaborator.ro
În cadrul prezentei Politici, Operatorul datelor cu caracter personal va fi denumit www.echipamentelaborator.ro sau “noi".
Vom stoca anumite date care trebuie să fie păstrate pe termen lung, pentru a proteja interesele societății, pentru a salva dovezi cu privire la prelucrarea sau ștergerea conform legii și a prezentei Politici a datelor cu caracter personal prelucrate, dacă noi, compania considerăm că este necesar, și în general, pentru a ne conforma bunelor practici comerciale. Unele dintre cele mai importante motive pentru stocarea pe termen lung a datelor în cadrul www.echipamentelaborator.ro , sunt următoarele:
- Reclamații privind calitatea produselor comercializate de noi;
- Litigii;
- Investigarea accidentelor de muncă;
- Anchetă privind producerea unui incident de securitate;
- Reglementări legale;
- Siguranța proprietății intelectuale.
6. Perioada de retenție (stocare)
Perioadele de stocare a datelor cu caracter personal sunt specificate în tabelul de mai jos și se aplică pentru toate formatele de înregistrări, adică format hârtie și/sau electronic, cu excepția cazului în care se specifică altfel în prezenta Politică.
| DEPARTAMENT | ACTIVITATE DE PRELUCRARE | PERIOADA DE RETENȚIE |
| MARKETING | Formulare de campanie de promovare în format fizic | 3 luni, după ce sunt stocate în format electronic. |
| MARKETING | Formulare de campanie de promovare în format electronic | 3 ani de la data completării originalului . |
| MARKETING | Documente care atestă câștiguri sau premii acordate în baza concursurilor și extragerile la sorți. | 10 ani de la data încheierii acestora. |
| MARKETING | Apeluri telefonice în scop de promovare și marketing . | 30 de zile de la data apelului telefonic |
| MARKETING | Informații despre participarea la concursuri cu premii, respectiv premii acordate și procese verbale sau alte documente care atestă acordarea/livrarea premiilor . | 5 ani de la data finalizării concursului. |
| Informații despre participarea în cadrul unor campanii organizate pe paginile companiei din rețelele de socializare (Facebook, Instagram). | 1 an de la data finalizării campaniei. | |
| RELAȚII CU CLIENȚII | E-mail primit de la CLIENT pentru formularea unei reclamații | 3 ani de la data primirii acestuia în format fizic cât și în format electronic. |
| CLIENTI INACTIVI | Este considerat client inactiv, clientul care deține un cont înregistrat în platformă, a plasat minim o comandă de bunuri prin intermeidiul platformei, dar are o perioadă continuă de inactivitate de 365 de zile de la data plasării ultimei comenzi. | 1 an de la data ultimei comenzi. |
| RELAȚII CU CLIENȚII | E-mail primit de la CLIENT pentru transmiterea unei solicitări în legătură cu activitatea comercială a companiei sau în legătură cu bunurile comandate și/sau în legătură cu returul unui produs. | Dacă respectivele e-mailuri nu au impact juridic sau economic important în activitatea companiei, atunci acestea pot fi șterse la intervale mai scurte în funcție de decizia punctuală stabilită în ierarhia internă a organizației. |
| RELAȚII CU CLIENȚII | E-mail primit de la CLIENT pentru solicitări legate de activitățile de prelucrare a datelor personale în cadrul companiei. | 3 ani de la data primirii acestuia, atât în format fizic cât și în format electronic. |
| RELAȚII CU CLIENȚII | Baza de date în care stocăm informații despre clienții companiei. | În general, până la data solicitării ștergerii datelor sau până la data la care am aflat că datele au devenit inactive. În mod particular, actualizăm această bază de date ori de câte ori avem sau ni se aduce la cunoștință despre modificări ale acestor date și în orice caz, în fiecare an operăm actualizarea bazei de date și eliminăm prin ștergere informațiile care nu mai sunt actuale. |
| RELAȚII DE AFACERI | Contractele încheiate de companie cu parteneri și furnizori. | 10 ani de la data încetării contractului. |
| RELAȚII DE AFACERI | Facturi și alte documente financiare. | Între 5 și 10 ani, respectiv 5 ani reprezentând termenul de prescripție fiscală și 10 ani reprezentând termenul maxim de stocare al datelor contabile conform Legii nr. 82/1991 (Legea contabilității). |
| RELAȚII DE AFACERI | Contracte de parteneriat încheiate de companie pentru evenimentele comerciale de promovare organizate de companie . | 10 ani de la data încetării contractului. |
| RELAȚII DE AFACERI | Cărțile de vizită colectate în cadrul întâlnirilor de afaceri. | 1 an de la data ultimului contact . |
| RELAȚII DE AFACERI (B2B) | Date personale, precum: numele, funcția și datele de contact ale reprezentanților companiilor cu care colaborăm | Până la data solicitării ștergerii datelor sau până la data la care am aflat că datele au devenit inactive. |
Pentru informații cu privire la termenele de stocare ale unor activități de prelucrare a datelor personale în cadrul companiei, care nu se regăsesc specificate în prezenta Politică, vă rugăm să transmiteți solicitările dumneavoastră pe adresa de e-mail sau prin accesarea celorlalte mijloace de comunicare puse la dispoziție în cadrul art. 1 și având în vedere condițiile stipulate în cadrul art. 4.
7. Planul de retenție
Tabelul care conține perioadele recomandate de păstrare în evidențele companiei (sisteme sau arhive fizice) a datelor cu caracter personal ale clienților, este furnizat pentru fiecare domeniu de activitate relevant. Perioada de stocare se aplică în mod implicit tuturor înregistrărilor din categoria respectivă și va fi respectată ori de câte ori este posibil, deși admitem că pot exista circumstanțe excepționale care necesită păstrarea documentelor fie pentru perioade mai scurte, fie mai lungi. În cazul în care, înregistrările sau documentele individuale necesită o perioadă de păstrare diferită de cea recomandată, www.echipamentelaborator.ro trebuie contactată pentru a discuta cerințele specifice de stocare.
8. Distrugerea datelor
Distrugerea datelor este o componentă esențială în cadrul normelor de stocare a datelor cu caracter personal neutilizate în activitatea viitoare a companiei. Distrugerea datelor asigură utilizarea în mod eficient a datelor colectate în cadrul activității, ceea ce face ca gestionarea datelor să fie periodic actualizată pentru exactitate.
Când perioada de retenție expiră, compania trebuie să distrugă în mod activ datele acoperite de această Politică. Dacă un angajat (sau colaborator) care are acces la datele personale prelucrate consideră că anumite date nu ar trebui să fie distruse, acesta/aceasta ar trebui să contacteze superiorul direct, Responsabilul cu Protecția Datelor, consultantul extern privind activitățile de prelucrare a datelor personale ale companiei sau, în lipsa acestuia, a managementului direct al companiei, astfel încât să poată să fie luată în considerare o excepție de la regulile instituite în prezenta Politică. Întrucât această decizie are implicații juridice pe termen lung, excepțiile vor fi făcute doar de un membru sau de membrii echipei de conducere a companiei.
Compania îi îndrumă în mod special pe angajați (sau pe colaboratori) să nu distrugă date care încalcă această Politică. Distrugerea datelor pe care un angajat (sau colaborator) le poate considera dăunătoare pentru companie sau distrugerea datelor în încercarea de a ascunde o încălcare a legii sau a prevederilor prezentei Politici sunt demersuri în mod explicit interzise.
9. Solicitările de ștergere a datelor
Puteți solicita ștergerea datelor cu caracter personal trimițând un email la office@echipamentelaborator.ro pe adresa în care trebuie să precizați următoarele:
- Datele dumneavoastră de contact pentru transmiterea răspunsului/punctului de vedere al companiei;
- Numele dumneavoastră;
- Activitățile de prelucrare prin care datele au fost colectate sau procesate (campanii de marketing, promoții, etc.);
- Tipul datelor colectate sau prelucrate pe care doriți să le ștergeți;
- Numărul total de înregistrări care trebuie șterse;
Termenul de răspuns la solicitarea transmisă este de maxim 30 de zile (o luna) de la data transmiterii solicitării, conform GDPR. În măsură în care, complexitatea solicitării dumneavoastră implică necesitatea prelungirii termenului de răspuns pentru o perioadă care nu va depăși 30 de zile lucrătoare de la data transmiterii solicitării, în acest sens, un reprezentant al companiei vă va comunica situația solicitării transmise.
În măsura în care, solicitarea transmisă se va soluționa după evaluarea acesteia în cadrul www.echipamentelaborator.ro , cu ștergerea datelor dumneavoastră, vom trimite în atenția dumneavoastră un document care reprezintă punctul de vedere al companiei cu privire la solicitarea dumneavoastră și acțiunile întreprinse, prin mijlocul de comunicare agreat. Documentul va cuprinde cel puțin următoarele informații:
- Scopul/scopurile pe bază pentru care datele au fost prelucrate;
- Date care au fost șterse/eliminate/distruse și activitatea de prelucrare din cadrul www.echipamentelaborator.ro de care acestea au aparținut;
- Numărul de înregistrări eliminate.
Documentul fizic transmis, este semnat de un reprezentant al companiei noastre și este stocat și scanat în format fizic, pentru o perioadă de 3 ani de la data transmiterii notificării, urmând ca după această perioadă documentul original să fie distrus și reciclat. Dacă punctul de vedere va fi transmis prin email, acesta va fi stocat pe serverele companiei o perioadă de 3 ani de la data transmiterii acestuia către Client pe adresa de mail furnizată, apoi va fi șters.
Dacă trimiteți o solicitare către office@echipamentelaborator.ro în vederea accesului la activitățile de procesare a datelor dumneavoastră personale în compania noastră, vă rugăm să aveți în vedere că, din cauza procesării continue a datelor dumneavoastră personale și luând în considerare rutina stabilită în sistemele noastre pentru ștergerea informațiilor prelucrate în condițiile Politicii de Stocare a datelor, încercăm să vă menținem datele actualizate și exacte în orice moment. Astfel, această procesare de rutină poate implica modificarea sau ștergerea informațiilor personale pe care le procesăm, după ce ați trimis o solicitare către noi. În acest caz, www.echipamentelaborator.ro va furniza informațiile deținute în momentul în care vă trimitem răspunsul, chiar dacă acestea diferă de informațiile pe care le-am avut stocate la data trimiterii solicitării. Rețineți că ștergerea datelor dumneavoastră personale este o procedură pe care compania noastră ar fi efectuat-o chiar dacă nu ați fi trimis solicitarea.
10. Dezvoltare continuă
Perioadele de stocare (retenție) vor fi menținute de către www.echipamentelaborator.ro care va efectua modificări, completări și actualizări, ori de câte ori legislația, orientările Autorității Naționale de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu caracter Personal sau modificările organizaționale sau structurale ale www.echipamentelaborator.ro impun aceste schimbări.
11. Actualizări
Politică noastră de stocare a datelor personale (retenție) este în curs de revizuire și poate fi modificată din când în când (în general, pentru a respecta legislația și practicile privind protecția datelor). Versiunile actualizate vor fi publicate pe pagina noastră web.